ПРИКАЗ (распоряжение) от 14.04.2016 №07-07од "Об утверждении Порядка хранения электронных документов по исполнению бюджета города Байконур, кассовому обслуживанию государственных бюджетных учреждений в Управлении финансов администрации города Байконур"

14.04.2016 №07-07од

ПРИКАЗ (распоряжение) Об утверждении Порядка хранения электронных документов по исполнению бюджета города Байконур, кассовому обслуживанию государственных бюджетных учреждений в Управлении финансов администрации города Байконур

В соответствии с Положением об Управлении финансов администрации города Байконур, утвержденным распоряжением Главы администрации города Байконур от 31.11.2011 г. № 01-92р (с изменениями), в целях упорядочения хранения электронных документов и создания в Управлении электронного архива, используемого для организации хранения электронных документов по исполнению бюджета города Байконур, кассовому обслуживанию государственных бюджетных учреждений, находящихся в ведении администрации города Байконур,

ПРИКАЗЫВАЮ:

Утвердить прилагаемый Порядок хранения электронных документов по исполнению бюджета города Байконур, кассовому обслуживанию государственных бюджетных учреждений в Управлении финансов администрации города Байконур.
Главному специалисту Щербаковой С.А. довести настоящий приказ до сведения начальников отделов Управления.
Сводно-аналитическому отделу (Мухаметова Э.Ю.) разместить настоящий приказ на сайте Управления.
Контроль за исполнением настоящего приказа оставляю за собой.

Начальник Управления М.В. Лапина

Приложение
Утверждено приказом
начальника Управления финансов
от 14.04.2016 №07-07од

Порядок хранения электронных документов по исполнению бюджета города Байконур, кассовому обслуживанию государственных бюджетных учреждений в Управлении финансов администрации города Байконур

1. Общие положения

1.1. Настоящий Порядок хранения электронных документов по исполнению бюджета города Байконур, кассовому обслуживанию государственных бюджетных учреждений в Управлении финансов администрации города Байконур (далее – Порядок) разработан в целях создания электронного архива и упорядочения хранения документов в электронном виде, связанных с исполнением бюджета города Байконур и кассовым обслуживанием государственных бюджетных учреждений, находящихся в ведении администрации города Байконур.

1.2. Настоящий Порядок разработан с учетом требований Федеральных законов от 27.07.2006 г. № 149-ФЗ "Об информации, информационных технологиях и о защите информации" (с изменениями), от 06.04. 2011 г. № 63-ФЗ "Об электронной подписи" (с изменениями), приказов Министерства финансов РФ и Федерального казначейства от 30.12.2011 г. № 662 «Об утверждении Порядка хранения документов по исполнению федерального бюджета, кассовому обслуживанию бюджетов бюджетной системы Российской Федерации и кассовому обслуживанию бюджетных учреждений, автономных учреждений и иных организаций, не содержащих сведений, составляющих государственную тайну, в Федеральном казначействе и его органах в электронном виде», от 03.09.2012 г. № 347 «Об утверждении Положения о структуре электронного архива, используемого для организации хранения документов по исполнению федерального бюджета, кассовому обслуживанию бюджетов бюджетной системы Российской Федерации и кассовому обслуживанию бюджетных учреждений, автономных учреждений и иных организаций, не содержащих сведений, составляющих государственную тайну, в Федеральном казначействе и его органах в электронном виде».

1.3. Настоящий Порядок устанавливает правила хранения электронных документов, полученных от участников электронного документооборота и созданных при кассовом обслуживании исполнения бюджета города Байконур в Управлении финансов администрации города Байконур (далее – Управление финансов):

по балансовым счетам № 40204 « Средства бюджетов субъектов Российской Федерации и местных бюджетов. Средства местных бюджетов», 40603 «Счета организаций, находящихся в государственной (кроме федеральной) собственности. Некоммерческие организации», открытым Управлению финансов в ПУ Банка России № 25631;

по балансовым счетам № 40204 « Средства бюджетов субъектов Российской Федерации и местных бюджетов. Средства местных бюджетов», № 40302 «Прочие средства бюджетов. Средства, поступающие во временное распоряжение», № 40701 «Счета негосударственных организаций. Финансовые организации», № 40116 «Средства для выдачи и внесения наличных денег и осуществления расчетов по отдельным операциям», открытым Управлению финансов в Байконурском филиале ОАО «Фондсервисбанк».

1.4. В целях настоящего Порядка используются следующие термины и сокращенные наименования:

участники электронного документооборота – участники бюджетного процесса, бюджетные учреждения, которым в установленном порядке открыты лицевые счета в Управлении финансов, заключившие договор об обмене электронными документами с Управлением финансов;

ППО – прикладное программное обеспечение;

электронный документ – документ, информация которого представлена в электронно-цифровой форме (далее - ЭД);

электронная подпись – информация в электронной форме, присоединенная к электронному документу или иным образом связанная с ним и позволяющая идентифицировать лицо, подписавшее электронный документ (далее - ЭП);

документооборот – обмен документами в электронном виде с применением соответствующего ППО и (или) на бумажном носителе;

электронный образ документа – документ, полученный Управлением финансов в виде электронного документа (в электронном виде) и (или) на бумажном носителе, загруженный в базу данных ППО без сохранения ЭП иного участника документооборота, его создавшего, или введенный в базу данных ППО;

Входящий документ – документ, полученный Управлением финансов от иного участника документооборота в электронном виде и (или) на бумажных носителях;

Созданный электронный документ – документ, созданный Управлением финансов в ходе своей деятельности в электронном виде в соответствующем ППО;

электронный архив – совокупность программно-технических средств, используемых для организации хранения созданных и входящих электронных документов.

1.5. Настоящий Порядок применяется к документам, не содержащим сведения, составляющих государственную тайну.

2. Перечень документов, подлежащих хранению в электронном виде

2.1. Хранению в электронном виде подлежат электронные образы документов, сформированные на основании Входящих документов, и Созданные электронные документы.

В целях настоящего Порядка документами, подлежащими хранению в электронном виде, являются:

первичные документы;

регистры бюджетного учета;

бюджетная отчетность.

Под первичными документами понимаются документы, подтверждающие операции по исполнению и кассовому обслуживанию бюджета города Байконур, кассовому обслуживанию бюджетных учреждений, поступающие в Управление финансов от иных участников документооборота и формируемые Управлением финансов, в том числе:

документы, поступающие и формируемые в электронном виде;

документы, поступающие на бумажных носителях и помещаемые в ПК "Бюджет-СМАРТ" путем сканирования;

внутриведомственные документы.

2.2. Перечень документов, подлежащих хранению в электронном виде, должен содержать:

тип документа (Входящий документ, Созданный электронный документ);

вид документа (первичный документ, регистр бюджетного учета, бюджетная отчетность);

наименование документа;

срок хранения документа (в соответствии с правилами организации государственного архивного дела);

иные характеристики документа.

2.3. Хранение документов сопровождается хранением сертификатов ключей ЭП и документов, подтверждающих статус сертификатов ключей ЭП.

3. Порядок организации хранения документов в электронном виде

3.1. Электронный архив формируется по годам в соответствии с типовой структурой электронного архива, установленной для органов, осуществляющих исполнение и кассовое обслуживание бюджетов бюджетной системы Российской Федерации и отвечающей требованиям к функциональным характеристикам электронного архива.

3.2. Ответственным за формирование электронного архива и хранение электронных документов в Управлении финансов является Сводно-аналитический отдел.

3.3. Сводно-аналитический отдел:

обеспечивает и контролирует выполнение требований безопасности информации при обмене ЭД с участниками электронного документооборота, обеспечивает автоматизированный учет (средствами соответствующего ППО) ЭД;

обеспечивает ежегодное структурирование, архивирование и хранение ЭД в электронном архиве, надежность хранения, конфиденциальность и разграничение прав доступа, отслеживание истории использования документа, поиск ЭД в архиве;

обеспечивает резервное копирование и восстановление электронного архива, хранение резервных копий электронного архива.

3.4. Отделы Управления финансов обеспечивают:

передачу в электронный архив и достоверность Созданных электронных документов (электронных образов документов);

передачу в электронный архив, формирование и достоверность электронного образа документа на основании Входящего документа, его внесение в базу данных ППО;

формирование бумажной копии Созданного электронного документа и электронного образа Входящего документа, для его представления внешним пользователям в случаях, предусмотренных законодательством Российской Федерации.

3.5. Ответственными лицами за формирование для размещения в электронном архиве Созданных электронных документов (электронных образов документов), являются сотрудники отделов Управления финансов, обеспечивающие обработку документов.

3.6. Ответственными лицами за предоставление Созданных электронных документов (электронных образов документов) из электронного архива заинтересованным пользователям в случаях, предусмотренных законодательством Российской Федерации, являются начальники отделов Управления финансов (замещающие их лица).

3.7. Заверение сформированной бумажной копии Созданного электронного документа для его представления внешним пользователям в случаях, предусмотренных законодательством Российской Федерации, производится начальником Управления финансов.

3.8. Электронный образ Входящего документа, для его представления внешним пользователям в случаях, предусмотренных законодательством Российской Федерации, не заверяется.

3.9. При получении Входящего документа в электронном виде осуществляется его проверка и ввод (загрузка) в базу данных соответствующего ППО. По результатам ввода (загрузки) документа в базу данных ППО формируется электронный образ документа.

Сформированный электронный образ документа подлежит передаче на хранение в электронный архив, с обязательным указанием реквизитов Входящего документа, на основании которого он был создан (дата, номер, идентификационный номер электронного документа в информационной системе, обеспечившей его доставку в Управление финансов, Ф.И.О. сотрудника, уполномоченного на обработку Входящего документа).

3.10. При получении Входящего документа на бумажном носителе, при необходимости помещения его в электронный архив, осуществляется формирование его электронной копии путем сканирования Входящего документа, ручного ввода реквизитов либо переноса данных с машинного носителя. По результатам сканирования Входящего документа формируется электронный образ документа.

Сформированный электронный образ документа, подлежит передаче на хранение в электронный архив с обязательным указанием реквизитов Входящего документа, на основании которого он был создан (дата, номер, Ф.И.О. сотрудника, уполномоченного на обработку Входящего документа).

Дальнейшее хранение Входящего документа на бумажном носителе осуществляется в соответствии с законодательством Российской Федерации по организации архивного делопроизводства.

3.11. ЭД хранятся с сохранением всех реквизитов (полей), включая все ЭП. Допускается хранение ЭД в виде последовательности всех полей ЭД (включая все ЭП) в записи базы данных.

3.12. Срок хранения ЭД должен соответствовать сроку хранения соответствующих документов на бумажных носителях в соответствии с номенклатурой дел Управления финансов.

4. Требования к электронному архиву

4.1. Ведение электронного архива осуществляется при помощи ППО, используемого (разработанного) Управлением финансов.

4.2. Функциональные возможности электронного архива должны обеспечивать:

механизм передачи документов в электронном виде в архив;

просмотр документов в электронном виде;

вывод на бумажный носитель документов в электронном виде;

поиск документов в электронном виде по различным реквизитам;

разграничение прав доступа к документам в электронном виде;

резервное копирование и восстановление отдельных документов в электронном виде, электронного архива;

невозможность удаления и замены ЭП в размещенных на хранение документах в электронном виде.

5. Формирование резервной копии электронного архива

5.1. Формирование резервной копии электронного архива осуществляется 1 раз по окончании финансового года после формирования баз данных электронного архива за истекший финансовый год.

5.2. В формируемую резервную копию электронного архива включаются документы в электронном виде, размещенные в электронном архиве за период с даты, соответствующей дате последнего резервного копирования, по дату формирования резервной копии включительно.

5.3. Резервная копия электронного архива, резервная копия базы данных электронного архива (далее - Резервная копия) подлежат записи на оптические носители информации (один или несколько CD-дисков, DVD-дисков и т.п. с закрытой сессией) с указанием на лицевой стороне носителя информации следующих реквизитов: даты формирования копии, периода, за который сформирована резервная копия, общий объем информации, порядкового номера копии, Ф.И.О. уполномоченного исполнителя, срок хранения данного носителя информации. К носителю информации составляется опись на бумажном носителе, содержащая порядковый номер (соответствует порядковому номеру носителя информации), дату, период и перечень информации.

5.4. Не допускается хранение носителей информации без указания на лицевой стороне реквизитов, а также при наличии на них механических повреждений и других дефектов.

Перед приемом на хранение носителя информации осуществляется его проверка на возможность считывания информации и соответствие реквизитам, указанным на его лицевой стороне.

5.5. Подготовленные на хранение резервные копии электронного архива и баз данных электронного архива подлежат регистрации в "Журнале регистрации переданных на хранение резервных копий электронного архива документов, баз данных электронного архива документов" (Приложение к Порядку), ведение которого осуществляется на бумажном носителе.

На последнем листе "Журнала регистрации переданных на хранение резервных копий электронного архива документов, баз данных электронного архива документов" проставляется подпись начальника (замещающее его лицо) Сводно-аналитического отдела и уполномоченного на его ведение исполнителя.

5.6. Хранение резервных копий электронного архива Управления финансов осуществляется в оборудованных помещениях, обеспечивающих защиту носителей информации от несанкционированного доступа.